Апрель Софт
Больше, чем
просто автоматизация...
+7 (831) 202-15-15
aprsoft@aprilnn.ru

  • Программы 1С
  • Решения Апрель Софт
  • Услуги
  • Курсы 1С
  • Мероприятия
  • Корпоративным клиентам
  • Партнерам
  • Главная / Новости / Учет ГСМ в автотранспортных компаниях, или автоматизация автошколы

    Учет ГСМ в автотранспортных компаниях, или автоматизация автошколы

    Учет ГСМ в автотранспортных компаниях, или автоматизация автошколы
    //13.08.2016

    Вы - владелец автотранспортного бизнеса и хотите организовать учет ГСМ, чтобы не уйти в минус, избегать ошибок при выписке путевых листов, ускорить работу предприятия; вы только начинаете организацию автошколы, настоящая статья поможет вам найти ответы на самые "горячие" вопросы темы.

    В транспортных компаниях ведение учета (управленческого, бухгалтерского, налогового и пр.) - дело не простое. Поскольку бизнес действительно обладает определенными особенностями, то не учитывать их нельзя. Иначе предприятие из прибыльного может стать убыточным.

    Независимо от того, владеет ли компания своим автопарком, или работает с водителями-частниками с личными автомобилями, рано или поздно перед руководством встает вопрос организации учета и управления транспортным предприятием. Стоит отметить, что учет на автотранспортном предприятии отличается по следующим ключевым направлениям:

    • управленческий учет;
    • внутренний и внешний документооборот;
    • бухгалтерская отчетность;
    • налогообложение.

    Какие задачи стоят перед руководством и сотрудниками автотранспортных компаний? Необходимо вести учет автотранспорта (техники), ГСМ, выписывать путевые листы, контролировать расход ГСМ, принимать заказы, организовывать их выполнение, следить за отчислениями в налоговые службы и прочее. И если этого организовать слаженную работу всех этих этапов, то предприятие может нести убытки из-за простоев, ошибок, перерасходов топлива, неэффективного использования ресурсов и прочего.

    Конечно, когда у предприятия в арсенале 1 автомобиль, управлять учетом по нему легко сможет бухгалтер, помимо своих прямых обязанностей выполняя функции и диспетчера, и контролера.

    Однако когда речь заходит об автопарке из нескольких машин, то управление «вручную» таким предприятием становится сложным процессом. Здесь на помощь приходят отраслевые программы для автоматизации. Например, специальная разработка компании 1С:Апрель Софт «Апрель Софт: Управление транспортной фирмой» автоматизирует предприятие, полностью охватывая весь спектр задач и функций, выполнение которых обеспечивает работу предприятия. Причем программа учитывает «тонкие места» и берет над ними полный контроль.

    Что умеет программа, и какие вопросы вы можете решить с ее помощью

    Во-первых программа работает в тандеме с 1С:Бухгалтерией, а значит бухгалтерский и управленческий учет ведутся в одном информационном поле. Кроме того, благодаря единой информационной базе все налоги и отчисления рассчитываются в автоматическом режиме по каждому сотруднику, операции, бизнес-процессу.

    Во-вторых, программа хранит всю необходимую информацию о транспортных средствах (технические характеристики, показатели эффективности работы, данные о страховках, показатели расхода топлива и прочее). Это значит, что вы не пропустите срок истечения страховки и не спровоцируете простои и потерю прибыли.

    В-третьих, программа умеет автоматически заполнять и выписывать путевые листы всех возможных форм (3, 4П, 4С, М, 6С, ПЛ1, ПГ1, ПА1), что во много раз ускоряет работу диспетчера и ликвидирует возможность допущения ошибок при заполнении. Кроме того, инструменты программы рассчитывают расход ГСМ в разрезе путевых листов, выписанных конкретным водителям на конкретные автотранспортные средства.

    В-четвертых, программа хранит информацию по план-факту прохождения ТО, учитывая ремонтные листы, составляет график прохождения ТО.

    В-пятых, по первому требованию формирует информативные аналитические отчеты, благодаря чему руководство компании всегда сможет быть в курсе того, что происходит в компании. Так, руководство сможет оценить финансовый результат, принять обоснованные управленческие решения.

    Шестое, чем полезна программа, она позволяет вести беспрерывный мониторинг расходов ГСМ, запоминая данные по расходу каждого водителя и сопоставляя их с условиями работы. Это значит, что руководитель сможет отследить нормативный расход топлива того или иного водителя или автомобиля и легко выявить перерасход, если случится подобная ситуация.

    Кроме вышеуказанных, программа выполняет еще множество дополнительных функций, облегчающих работу по управлению транспортной фирмой.

    Для компаний, обладающих небольшим автопарком в рамках структурного подразделения, также есть специальное решение «Апрель Софт: Управление транспортным подразделением». Функционал данного программного продукта так же широк и разнообразен, как и в «Апрель Софт: Управление транспортной фирмой». Программа работает с платформой 1С:Предприятие 8 и поддерживает двусторонний обмен с такими программами как 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:Управление производственным предприятием. Программное решение лучше всего подходит компаниям, которые владеют автопарком для обслуживания основных видов своей деятельности.

    Если же предприятие является владельцем немногочисленного автопарка (5 и более единиц) и ему достаточно вести учет ГСМ по утвержденным нормам и организовать автоматическое заполнение путевых листов, то лучшим решением для автоматизации процесса будет внедрение программного продукта «Апрель Софт: Учет ГСМ и путевых листов». Программа также выполняет основной функционал по хранению, обработке, анализу данных по расходу ГСМ, автоматически заполняет путевые листы, составляет отчеты по заданным руководством параметрам.

    Автоматизируем автошколу

    Особым видом автотранспортных компаний являются автошколы. Как показывает практика, такие предприятия так же требуют внедрения программ автоматизации. Все дело в том, что неорганизованный учет ГСМ в автошколах носит несколько хаотичный порядок. Основой учета ГСМ служит путевой лист (формы 3, 4С, 4П). В нем содержится вся нужная для руководителя информация (пробег авто, расход топлива, дата последней заправки и т.д.). На основании таких путевых листов инструктору возмещаются затраты. Здесь задача руководителя отслеживать показатели расхода каждого инструктора, вести регулярный учет, постоянно сравнивать план с фактом, и следить за тем, чтобы финансовый эффект от работы с конкретным инструктором покрывал все расходы на его содержание.

    Поскольку списание ГСМ в автошколах проводится на основании отчетов инструкторов, то нередки случаи, когда водители лукавят и предоставляют недостоверные данные о расходе ГСМ. Получается, что невозможно получить реальные показатели расхода топлива, т.к. невозможно одному человеку вручную беспрерывно следить за работой инструктора и постоянно сопоставлять факты. И даже, если подобный учет в каком-то виде ведется, ошибки и погрешности сильно искажают реальную ситуацию.

    Все это негативно отражается на работе, в итоге автошкола несет дополнительные убытки, как материальные, так и временные. Экономить драгоценное время и деньги в таком случае помогают вышеупомянутые программные продукты компании 1С:Апрель Софт.

    Благодаря внедрению специальных программ, как управленческий, так и бухгалтерский учет в автошколах во многом упрощается. Например, модуль «Апрель Софт: Учет ГСМ и путевых листов» берет на себя выполнение таких задач, как:

    • сравнительный анализ поступления и расхода топлива в разрезе автомобилей, водителей, и видов ГСМ;
    • беспрерывный учет расхода ГСМ по заданным нормативам с учетом различных факторов (климатических, дорожно-транспортных, сезонных и прочих);
    • хранение информации о показателях работы каждого инструктора (пробег, отработанное время, итоговый расход, начисленные заработная плата и премии, количество обучившихся школьников, простои, финансовый результат и прочее).

    Благодаря оценке финансового результата от работы с конкретным инструктором руководитель автошколы может делать обоснованные выводы и эффективнее планировать дальнейшую работу.

    О пользе программных решений 1С:Апрель Софт можно говорить еще долго. Чтобы узнать подробнее о функциональных возможностях, перейдите по ссылке, или свяжитесь со специалистами компании 1С:Апрель Софт по телефону 8 (831) 202-15-15 или по электронной почте aprsoft@aprilnn.ru.

    Будьте первыми с автоматизацией, и управляйте бизнесом эффективно!

    Перейти к списку новостей