Электронные трудовые книжки: практические рекомендации

Шаблоны документов вы можете скачать здесь:

Ответы на вопросы по электронным трудовым книжкам

1. Какую запись делать в журнале регистрации трудовых книжек при выдаче на руки бумажных трудовых книжек в январе 2021г.?

Если сотрудник в 2020г отказался от ведения бумажной трудовой книжки, в 2021г необходимо выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки. Факт выдачи необходимо зафиксировать. Как? Тоже пока неизвестно. Очевидный вариант — внести сведения об этом в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, по аналогии с выдачей документа при увольнении (т.е. фиксируем дату выдачи и подпись сотрудника). Однако Минтруд может предложить и другой вариант, например, вести для таких случаев отдельный журнал.

2. Нужно ли делать какую-то запись в ТК при выдаче на руки сотруднику?

Если сотрудник в 2020г отказался от ведения бумажной трудовой книжки, в 2021г необходимо выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки. Нужно ли будет делать специальную запись в трудовой книжке о том, что ее выдали работнику, и что это будет за запись, чиновники пока не решили. Если ответа так и не последует, то последней записью в таких трудовых книжках окажется запись о приеме на работу. Инструкция по заполнению трудовых книжек не позволяет вносить в документ нерегламентированные записи.

3. Я правильно поняла, в 2020 году продолжаем вести бумажную и электронную ТК по одним и тем же сотрудникам? На руки выдавать бумажный вариант надо только 2021?

В 2020г продолжаем вести бумажные трудовые книжки. Вновь поступающим на работу сотрудникам заводим бумажные трудовые книжки, увольняющимся - делаем запись в бумажной трудовой книжке, выдаем на руки бумажную трудовую книжку. Все как обычно. НО... Одновременно в 2020г подаем в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД (кадровые изменения). Если сотрудник в 2020г не напишет заявление с просьбой продолжать вести его бумажную трудовую книжку, то в январе 2021г необходимо выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки.

4. Требовать ли с потенциального сотрудника бумажный вариант трудовой с 2020 года?

В 2020г продолжаем вести бумажные трудовые книжки. Все как обычно. Добавляется только отчет СЗВ-ТД, который необходимо подавать в ПФР в установленные законом сроки.

5. Сотрудник устраивается впервые на работу в 2020 году - бумажный вариант трудовой книжки ведется или уже только в электронном виде?

Сотруднику, впервые утраивающемуся на работу в 2020г, заводится бумажная трудовая книжка. Информация о приеме сотрудника передается в отчете СЗВ-ТД в ПФР в установленные законом сроки.

6. В 2020г. даже если нет стажа у нового сотрудника, все равно заводим бумажную трудовую книжку или уже нет?

Сотруднику, впервые утраивающемуся на работу в 2020г, заводится бумажная трудовая книжка.

7. Каким образом проинформировать отказ, на переход ЭТК на 2020 и в каком виде?

Не очень понятен вопрос. Если я верно поняла, то … Отказаться от ЭТК нельзя. Можно попросить продолжить вести бумажную трудовую книжку, написав заявление. То есть, по сути информация будет дублироваться в бумажной трудовой книжке и ЭТК.

8. В 2021 году где взять стаж для больничного?

В 2021г нужно запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку + СЗВ-И. Казалось бы можно запросить у сотрудника выписку из лицевого счета ПФР, НО страховой стаж для пенсий и для пособий по болезни исчисляется по-разному. Так период работы по гражданско-правовому договору входит в пенсионный стаж, но не входит в стаж для начисления больничного пособия. Есть и иные периоды, которые включаются в пенсионный стаж, но не входят в стаж для пособия (период получения пособия по безработице, период ухода за инвалидом 1 группы или лицом старше 80 лет и пр.). В связи, с чем и возможно расхождение в его страховом стаже. Подождем еще разъяснения Минтруда, ПФР, ФСС после подписания закона.

9. Как подтвердить стаж для больничного?

В 2020г стаж считается на основании бумажной трудовой книжки. В 2021г нужно запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку + СЗВ-И. Казалось бы, можно запросить у сотрудника выписку из лицевого счета ПФР, НО страховой стаж для пенсий и для пособий по болезни исчисляется по-разному. Так период работы по гражданско-правовому договору входит в пенсионный стаж, но не входит в стаж для начисления больничного пособия. Есть и иные периоды, которые включаются в пенсионный стаж, но не входят в стаж для пособия (период получения пособия по безработице, период ухода за инвалидом 1 группы или лицом старше 80 лет и пр.). В связи, с чем и возможно расхождение в его страховом стаже. Подождем еще разъяснения Минтруда, ПФР, ФСС после подписания закона.

10. А Дистанционников тоже включать в отчет?

В СЗВ-ТД включаются все сотрудники, работающие по трудовому договору, дистанционные работники в том числе. Статья 312.1 ТК РФ.

11. А договора подряда тоже включать в отчет?

Нет. В СЗВ-ТД включаются все сотрудники, работающие по трудовому договору. Договор подряда не является трудовым договором, не регулирует трудовые отношения.

12. Если в паспорте отчество Федоровна записано через "Е", как в отчете писать: через "Ё" или "Е"?

ФИО указывать в отчете по данным паспорта. Федоровна через "Е".

13. Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-ТД, если изменений (приема, увольнения, перевода) в этом месяце нет.

Нулевую отчетность сдавать в данном случае не нужно.

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам!