Управление инструкциями и документацией в программе "Охрана труда" реализовано в подсистеме "Документооборот".
Подсистема "Документооборот" предназначена для регистрации информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах, связи документов (инструкций) с объектами системы, учета ознакомления с документами (инструкциями), контроля за актуальностью документов (инструкций).
В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:
В подсистеме "Документооборот" хранится информация о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл, а ссылкой может быть, например, ссылка на документ из СПС "КонсультантПлюс".
Подсистема "Документооборот" предоставляет возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике "Шаблоны документооборота".
Для каждого документа могут быть сформированы печатные формы "Лист ознакомления" и "Лист согласования" для подсистемы "Документооборот".
Для каждого документа доступно ведение регистров сведений "Актуальность документов", "Взаимосвязь документов", "Визирование документов", "История редактирования документов", "Ознакомление с документами".
Наиболее интересным с точки зрения управления документами является регистр сведений "Взаимосвязь документов", который позволяет настроить взаимосвязь документов (инструкций) с объектами системы. Например, некоторая инструкция привязана к рабочему месту, тогда при изменении состава оборудования на рабочем месте программа предложит отметить эту инструкцию как потерявшую актуальность и в дальнейшем назначит задачу ответственному лицу по актуализации данной инструкции.
В подсистеме "Документооборот" реализовано четыре помощника, которые по установленным связям позволяют эффективно управлять инструкциями и документами.
