![Инструкция: оформление документа "Заказ клиента" в 1С:Комплексная автоматизация 2.5](/upload/iblock/f70/ko0cqiztdvkjwn3g3m3kv8wqsnipgbru/ka_order.png "Инструкция: оформление документа "Заказ клиента" в 1С:Комплексная автоматизация 2.5")
1. Вход в раздел и создание документа
- Перейдите в раздел "Продажи" → "Заказы клиентов".
- Нажмите кнопку "Создать".
- При необходимости можно создать заказ на основании ранее созданного коммерческого предложения (кнопка "Создать на основании").
2. Заполнение документа "Заказ Покупателя" вкладка "Основное"
| Поле | Что указывать | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Номер | Присваивается автоматически | Не меняйте вручную, если не требуется специфическая нумерация |
| Дата | Дата формирования заказа | Убедитесь, что дата соответствует текущему периоду (не закрыт ли период) |
| Организация | Юридическое лицо, от которого оформляется продажа | Проверьте, что выбрано правильное юрлицо, особенно если в базе несколько организаций |
| Клиент (Контрагент) | Покупатель | Убедитесь, что карточка контрагента заполнена корректно (ИНН, КПП, наименование). Не создавайте дубли |
| Соглашение / Договор | Условия работы с клиентом | Выберите действующее соглашение (вид соглашения определяет валюту, цены, условия оплаты). Если соглашения нет — заказ может не провесь. Если учет ведется в разрезе договоров, то необходимо указать договор. |
| Склад | Склад отгрузки | Критически важно: определяет, с какого склада будет списание. Проверьте наличие товара на выбранном складе |
| Комментарий | Комментарий | Свободный текст для внутренних пометок |
3. Вкладка "Товары" (табличная часть)
Добавление позиций
Нажмите "Добавить" или подберите товары через кнопку "Подобрать товары"
При подборе можно видеть остатки на складах, цены, информацию по резервам
Ключевые колонки табличной части
| Колонка | Комментарий |
|---|---|
| Номенклатура | Конкретный товар или услуга. Проверьте единицу измерения |
| Характеристика | Заполняется, если у номенклатуры ведётся учёт по характеристикам (цвет, размер и т. п.) |
| Количество | Проверяйте единицу измерения (шт., кг, м, уп.) |
| Цена | Может подтягиваться автоматически по виду цены из соглашения. Допустимо ручное изменение, если это разрешено правами |
| Сумма | Рассчитывается автоматически |
| % скидки / Сумма скидки | Указывается, если применяются ручные скидки |
| Ставка НДС | Подставляется автоматически, но проверьте |
| Сумма НДС | Рассчитывается автоматически |
| Всего | Итог по строке с учётом НДС |
| Дата отгрузки | Плановая дата отгрузки по данной позиции (если отличается от общей) |
| Назначение | Указывается при партионном учёте или под конкретный заказ покупателя |
На что обратить внимание
Единица измерения: ошибка в единице (упаковка вместо штуки) приводит к кратному расхождению в количестве и сумме.
Характеристики: если товар учитывается по характеристикам, без выбора конкретной характеристики документ не проведётся.
Серии: для серийных товаров необходимо указать серию (либо при проведении, либо в отдельной форме подбора серий).
Вид номенклатуры: убедитесь, что не перепутали товар, услугу или тару.
4. Вкладка "Дополнительно"
| Поле | Что указывать | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Сделка | Сделка | Указывается ранее созданная сделка с клиентом на основании которой создан заказ |
| Менеджер | Ответственный сотрудник | Используется для разграничения прав и отчётности |
| Подразделение | Подразделение, ответственное за заказ | Влияет на аналитику и права доступа |
| Контактное лицо | Контактное лицо | Контактное лицо контрагента с кем ведется взаимодействие по сделке |
| Карта лояльности | Скидочная карта | Указывается если учет по ним ведется и она есть у контрагента |
| Группа фин. учета расчетов | Группа финансового учета | Данные выбираются из справочника "Группы настроек финансового учета расчетов", который необходим для классификации объектов по правилам отражения в бухгалтерском учете |
| Направление деятельности | Направление деятельности | Если учет ведется в разрезе направлений деятельности, то этот реквизит необходимо обязательно заполнить |
| Валюта | Валюта расчётов | Определяется соглашением. Проверьте курс, если валюта не рублёвая |
| Налогообложение | Ставка НДС | Определяется автоматически по соглашению/организации. Убедитесь, что ставка корректна (20%, 10%, без НДС и т. д.) |
5. Условия оплаты и доставки
Оплата
В поле "Порядок оплаты" укажите: предоплата, постоплата, по факту, смешанная
Если предусмотрена предоплата, на основании заказа можно сформировать документ "Заказ поставщику" (для закупки под заказ) или выставить "Счёт на оплату"
Доставка
Способ доставки:
самовывоз, доставка транспортом компании, доставка перевозчиком
Адрес доставки:
проверьте корректность, особенно при интеграции с логистическими системами
Дата доставки:
плановая дата, на которую клиент ожидает товар
Перевозчик / Транспортное средство:
заполняется, если доставка сторонним перевозчиком
6. Состояние и жизненный цикл заказа
В 1С:КА 2.5 заказ клиента проходит через состояния:
| Состояние | Смысл |
|---|---|
| Не согласован | Черновик, ожидает проверки/согласования |
| Согласован | Утверждён, можно переходить к отгрузке |
| Закрыт | Заказ полностью исполнен или аннулирован |
На что обратить внимание
- Не переводите заказ в состояние "Согласован" без проверки наличия товара и подтверждения оплаты.
- Для контроля дебиторской задолженности перед отгрузкой проверяйте, не превышен ли лимит по контрагенту (если в системе настроен кредитный контроль).
- Если заказ частично исполнен, он остаётся открытым до полного закрытия.
7. Проведение и закрытие документа
Нажмите "Провести" для записи и проведения документа.
При проведении система проверяет:
- Наличие товара на складе (если настроен контроль остатков).
- Корректность соглашения и цен.
- Полноту обязательных полей.
После проведения доступны кнопки:
- "Создать на основании" → Реализация товаров и услуг, Счёт на оплату, Заказ поставщику.
- "Отчёт по заказу" — состояние исполнения, оплаты, отгрузки.
Для закрытия заказа используйте кнопку "Закрыть" (либо через меню "Ещё"). Выберите причину закрытия: исполнен, аннулирован, не актуален.
8. Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Не выбран склад или выбран неверный | Невозможность отгрузки, списание не с того склада | Проверяйте склад до проведения |
| Неверная единица измерения | Расхождение в количестве в разы | Сверяйте единицу с карточкой номенклатуры |
| Не заполнена характеристика | Документ не проводится | Подберите характеристику через форму подбора |
| Неверное соглашение | Неверные цены, валюта, условия оплаты | Убедитесь, что соглашение действует и соответствует клиенту |
| Пропущена серия товара | Невозможность списания при серийном учёте | Заполните серии на этапе подбора товара |
| Неверная ставка НДС | Ошибки в учёте и в счёт-фактуре | Проверяйте ставку, особенно для льготных позиций |
| Дата заказа в закрытом периоде | Документ не проводится | Убедитесь, что период открыт |
| Дубль контрагента | Задвоение аналитики, проблемы с взаиморасчётами | Ищите контрагента по ИНН перед созданием нового |
Полезные советы
- Печать: из формы заказа доступны печатные формы — счёт на оплату, заказ покупателя, коммерческое предложение. Проверяйте печатную форму перед отправкой клиенту.
- Изменение заказа: после проведения и начала отгрузки редактировать заказ следует с осторожностью — изменения могут повлиять на уже созданные документы реализации.
- Обеспечение: если товар закупается под заказ, не забудьте на основании заказа клиента создать «Заказ поставщику» и установить связь между документами.
- Резервирование: при необходимости зарезервируйте товар на складе через кнопку «Обеспечение» → «Резервировать», чтобы товар не был отгружен другому клиенту.
- Связь с CRM: если в базе используется блок CRM, заказ можно привязать к сделке или обращению для сквозной аналитики воронки продаж.
10. Краткий чек-лист перед проведением
- Организация и контрагент выбраны верно.
- Соглашение/договор актуально.
- Склад указан корректно.
- Табличная часть заполнена: номенклатура, количество, цена, единица измерения.
- Характеристики / серии заполнены (если применимо).
- Ставка НДС корректна.
- Условия оплаты и доставки указаны.
- Итоговые суммы сверены с согласованными условиями.
- Документ проводится без ошибок.
Примечание
Конкретный набор полей и поведение системы может незначительно отличаться в зависимости от настроек вашей конфигурации (включённые опции, виды соглашений, использование ордерной схемы склада, серийного учёта и т. д.). При необходимости обратитесь к администратору 1С или документации вашей организации.
Нужна помощь с оформлением документа "Заказ покупателя"?
Специалисты 1С:Апрель Софт проведут аудит бизнес-процессов и помогут с настройкой под задачи вашего бизнеса.
